جلسات اتاق فکر چگونه برگزار می‌شود؟
یکی از تکنیک‌های حل مسئله، در هر زمینه‌ای، برگزاری جلسات اتاق فکر است.
اگر به دنبال ایده‌ای جدید هستید، اگر به دنبال خلاقیت در سازمان و کسب و کارتان هستید، اگر به مشکلی برخوردید و به دنبال راه حل و حل مسئله هستید، برگزاری یک جلسه اتاق فکر می‌تواند در طی کردن بخش زیادی از این مسیر به شما کند. برای رسیدن به نتیجه‌ای مطلوب در اتاق فکر بهتر است یک سری اصول را در برگزاری آن رعایت کنید. با اجرای این اصول نه‌تنها زمان خود را تلف نکردید، بلکه به بهترین نتیجه ممکن هم خواهید رسید. پس در ادامه همراه ما باشید تا تکنیک‌های برگزاری اتاق فکر را با هم مرور کنیم.
تکنیک های برگزاری اتاق فکر
تعداد اعضای اتاق فکر
اتاق فکر شلوغ یعنی همهمه و تشویش بیشتر و از طرفی ایده‌های کمتر. اعضای اتاق فکر بهتر است بیشتر از ۹ نفر نباشد. فرض کنید ۲۰ نفر در یک جلسه اتاق فکر نشسته‌اند. اما به احتمال زیاد همه این ۲۰ نفر به ایده پردازی و حل مسئله نمی‌پردازند. یک سری از افراد دچار پدیده پخش مسئولیت می‌شوند؛ یعنی در ذهن خود مسئولیت ایده پردازی را از دوش خود برداشته‌اند و تصور می‌کنند دیگرانی هستند که فکر کنند، خلاق باشند و ایده پردازی کنند. برای درک این پدیده به سراغ مثالی می‌رویم.
تصور کنید شاهد یک صحنه تصادف در اتوبانی هستید. افراد زیادی دور و بر این صحنه تصادف جمع شده‌‌اند و محل واقعه شلوغ است. چند درصد احتمال دارد با اورژانس تماس بگیرید؟ احتمالا تصور می‌کنید که دیگر افراد حاضر در صحنه این کار را کرده‌اند و احتمالا همان افراد نیز همچین تصوری را نسبت به دیگران دارند. در نهایت ممکن است اصلا اورژانسی نیاید.
همین اتفاق ممکن است در اتاق فکر شما هم بیوفتد. دیگرانی در جمع هستند، ولی انگار نیستند و حواسشان جای دیگری است. حالا تصور کنید تصادف بالا در کوچه‌ای رخ دهد که تنها شاهد شما باشید؛ به احتمال زیاد در همان ثانیه اول با اورژانس تماس خواهید گرفت.
پس اگر اتاق فکرتان با تعداد نفرات مناسبی برگزار شود، هم نظم بهتری خواهد داشت، هم زمان جلسه طولانی و خسته کننده نخواهد بود و هم همه افراد در آن حضوری فعال خواهند داشت و در نهایت به نتیجه بهتری خواهید رسید.
ارائه دستور جلسه
حتما حداقل از یک روز قبل زمان و موضوع جلسه را به افراد مدنظرتان اطلاع دهید. در جلسات اتاق فکر قرار است فکرهایمان روی هم بگذاریم تا به ایده خوب برسیم. افراد را غافلگیر نکنید. آنها باید برای ایده‌پردازی و خلاقیت داده و اطلاعات کافی را داشته باشند.
یک دستور جلسه خوب تهیه کنید و در اختیار افراد قرار دهید. اینگونه زمان لازم برای مطالعه و جست و جو را دارند و کتاب‌های لازم را هم می‌خوانند. به یاد داشته باشید پیش نیاز خلاقیت، داشتن دیتا و اطلاعات است.
ایده پردازی / ایده سنجی
جلسات اتاق فکر به دو بخش تقسیم می‌شود:
بخش اول، ایده‌پردازی: در این بخش همه اعضای اتاق فکر ایده‌های خود را مطرح می‌کنند و هیچکس حق نقد هیچ ایده‌ای را ندارد؛ حتی اگر بی‌نهایت مسخره یا غیرممکن باشد. نقد ایده در اتاق فکر متاسفانه به اشتباه زیاد رخ می‌دهد و همین امر ممکن است اتاق فکر را به مسیر اشتباه ببرد. مثلا در همان ابتدا می‌گوییم اجرای این ایده غیر ممکن است، زیر ساخت آن فراهم نیست، بودجه نداریم، در ایران ممکن نیست و ….
بگذارید ایده‌ها دم بکشند. ایده مسخره و یا غیرممکن یک نفر می‌تواند زمینه ساز ایده خوب دیگری باشد. افراد در اتاق جلسه ممکن است ایده مسخره و غیرممکن یک نفر و صیقل دهند، کم و زیاد کنند و به یک ایده قابل قبول تبدیل کنند. دو ایده باهم ترکیب شوند و ایده سوم شکل بگیرد. هرچقدر تعداد ایده‌ها بیشتر باشد، بهتر است. این گونه می‌توانید خلاقیت را به جلسات خود بیاورید.
بنابراین نقد کردن را در بخش ایده پردازی غدغن کنید.
بخش دوم ایده سنجی: در این بخش است که مسئول جلسه، مدیرعامل یا فرد مسئول می‌تواند ایده‌های ممکن را از غیر ممکن جدا کند. بنابراین در این جلسات بهتر است افرادی که می‌توانند در تایید و سنجش ایده‌ها موثر باشند شرکت کنند؛ کسانی که از زیرساخت‌ها، مسائل حقوقی، بودجه بندی، مسائل فنی اطلاع دارند. در این بخش است که ایده‌ها یکی یکی سنحیده می‌شود، فیلتر می‌شود تا در نهایت به ایده نهایی برسیم.
در جلسات اتاق فکر از نقد و قضاوت ایده‌ها خبری نیست. باید به یکدیگر انگیزه بدهیم تا ایده‌های بیشتری شکل بگیرند.
بنابراین به خاطر داشته باشید برای داشتن یک جلسه اتاق فکر بهتر، تعداد نفرات حاضر در جلسه کم باشند، زمان جلسه طولانی نباشد، موضوع و زمان جلسه را از قبل به نفرات بگوییم و هنگام بیان ایده‌ها هیچ ایده‌ای را نقد و قضاوت نکنیم. در انتها افراد واجد شرایط می‌توانند اجرایی بودن ایده‌ها را بررسی کنند و به نتیجه نهایی برسند.
دیدگاهتان را بنویسید