ارتقای مدیریت داده سازمان شما: از کجا شروع کنیم؟

امروزه کسب و کارها مدیریت داده‌ها (برنامه ریزی، کنترل و حفاظت از داده‌ها) را بیش از پیش جدی می‌گیرند. در گزارش اخیر DATAVERSITY هفتاد و شش درصد از سازمان‌ها گفتند که یک یا چند برنامه مدیریت داده برای آینده در نظر دارند. این امر منطقی است، زیرا شرکت‌ها بیشتر بر امنیت و توسعه تجارت تمرکز می‌کنند و  نقض اطلاعات در حال افزایش است. از سال 2016، تعداد خانواده‌های باج افزار نسبت به سال قبل 700 درصد و تعداد حملات 365 درصد افزایش یافته است. اما با بدتر شدن کیفیت داده‌ها و افزایش ناامیدی در طول برخی از پروژه‌ها، حاکمیت داده بیش از پیش جذاب شده و در نهایت به عنوان راه حل‌های مبتنی بر پروژه اجرا می‌شود.
این اجرای تصادفی حاکمیت داده خطراتی را در سرتاسر سازمان‌ها به همراه دارد، به خصوص که آن‌ها قصد دارند فناوری‌های جدید را منتشر کنند. به عنوان مثال، بیش از ۸۰ درصد از شرکت‌ها قصد دارند تا یک یا دو سال آینده از دوقلوهای دیجیتال و یادگیری عمیق استفاده کنند که به منابع محاسباتی فشرده نیاز دارند. همچنین، کسب‌وکارها نرم‌افزارهای کاربردی را به جایگزین‌های مبتنی بر ابر تغییر داده و به این مسیر ادامه خواهند داد. با افزایش انباشت، ذخیره سازی، استفاده و انتقال داده‌ها در راه حل‌های ابری یا ترکیبی ابری، از طریق نقاط دسترسی ناامن اضافی و یکپارچه سازی بد داده‌ها، ریسک‌های نقض داده‌ها و اطلاعات نادرست نیز افزایش می‌یابد.
مدیریت مداوم داده‌ها، بر اساس یک استراتژی داده اتخاذ شده در همه زمینه‌ها، خطر نقض داده‌ها را کاهش می‌دهد و شرکت‌ها را برای استفاده مؤثر از برنامه‌های کاربردی جدید آماده می‌کند. مدیریت موثر و یکپارچه داده به اتصال مجدد از طریق استراتژی داده، برند مدیریت داده خوب و پشتیبانی رهبری بستگی دارد.

اما، چگونه متوجه خواهید شد که زمان تغییر یا معرفی یک چارچوب جامع حاکمیت داده فرا رسیده است؟

۱. داده‌ های بسیار دارید، اما نمی‌دانید چگونه از آن‌ها بهره‌برداری کنید

وقتی نمی‌دانید چه اهدافی را دنبال کنید، شروع کردن کار دشوارترین بخش است. آیا شما اهداف و الزامات کسب و کارتان را می‌شناسید؟ آیا می‌خواهید با استفاده از داده‌های خود به اهداف خاصی دست پیدا کنید؟ چگونه درک بهتر از داده‌های سازمان، بر تصمیم‌گیری‌های کسب و کار در آینده تأثیر می‌گذارد؟ برای پاسخ به این سؤالات، شما باید اطلاعاتی در مورد چگونگی استفاده از داده‌ها داشته باشید؛ که یک چارچوب مدیریت داده می‌تواند به شما کمک کند.

۲. فکر می‌کنید نمی‌توانید فرآیند مناسبی را پیاده کنید تا عملکردتان با تشدید الزامات حفظ امنیت و حریم خصوصی مختل نشود

چیزی که این روزها خیلی بر سر آن بحث و نظر است، این است که چگونه داده‌ها باید مرتب، نگهداری و در برابر خطرات محافظت شوند. حفظ حریم خصوصی داده‌ها، ارزیابی خطرهای مرتبط و پیروی از قوانین، باید اولویت اصلی سازمان‌هایی باشد که به دنبال استفاده از قدرت داده‌های خود هستند. شرکت‌ها باید سعی کنند مسائل مرتبط با حریم خصوصی را که به کسب‌وکارشان آسیب می‌رساند کاهش دهند.

۳. زمان برای مدیریت حجم زیادی از داده‌ها ندارید یا بیش از توان مالی خود برای مدیریت داده‌ها هزینه می‌کنید

تلاشی که برای مرتب‌سازی داده‌ها می‌کنید از ارزش واقعی این اطلاعات فراتر می‌رود و بنابراین بیش از ارزش آن هزینه دربردارد. افزایش حجم، سرعت و تنوع به کار و ردیابی داده‌های بیشتری نیاز دارد و احساس می‌کنید که نمی‌توانید به این مسیر ادامه دهید، به‌خصوص وقتی با یک سیستم مدیریت داده سفت و سخت سروکار دارید. حتی اگر از تجزیه و تحلیل خود سود زیادی نبرید، ممکن است هزینه مدیریت داده‌ها ارزشش را نداشته باشد.

۴. دسترسی به صورت مشخص به داده‌ها باعث پیچیدگی بیشتر در مدیریت داده‌ها می‌شود

همه افراد نباید بتوانند به همه داده‌ها دسترسی داشته باشند، اما باید تا حد تعریف شده‌ای که در توافق‌نامه سطح خدمات یا قرارداد‌های دسترسی ذکر شده است، قابلیت دسترسی به بعضی افراد تعلق بگیرد. مهم است که  بتوانیم اجازه دسترسی مناسب را برای هر مجموعه داده بدهیم تا اطلاعات خصوصی محافظت شود، اما روش و زمان اعمال این اجازه‌ها ساده نیست. اگر داده‌ها به سرعت تغییر کنند، سازمان‌ها ممکن است احساس کنند که کنترل مناسب بر روی آنها ندارند و مدیریت آنها دشوار است.

یکپارچگی داده ها نگرانی اصلی است

هنگامی که داده‌ها به درستی نسخه بندی نشوند، مسیرهای حسابرسی حفظ یا تغییرات در سوابق منعکس نشود، منطق نگهداری و تجزیه و تحلیل داده‌ها زیر سوال می‌رود. هنگامی که داده‌های در حال حرکت توسط یک شخص، سیستم یا شخص ناشناس اصلاح می‌شوند، ممکن است منجر به نشت داده شود. سازماندهی موثر و استفاده از کلان داده‌ها به شرکت‌ها مزیت رقابتی فوق العاده‌ای می‌دهد و امکان تجزیه و تحلیل پیش بینی و تجویز بر روی مقادیر عظیم و همیشه در حال رشد داده‌ها را فراهم می‌کند. به شیوه‌های حاکمیت داده خود نگاهی دقیق بیندازید و تعیین کنید که آیا ساختارهای موجود مانع از تحقق پتانسیل واقعی سازمان شما می‌شود یا خیر. همچنین مطمئن شوید که کسب و کار شما در برابر مسائل امنیتی، نشت داده‌ها و سرقت آسیب پذیر نیست.

اتصال حاکمیت داده از طریق استراتژی داده

فقط به این دلیل که شرکت یک سیستم داده دارد که می‌تواند برای پروژه‌های فناورانه مانند انبار داده استفاده شود، دلیل بر این نیست که برای برنامه‌های فناوری جدیدتر مانند یادگیری ماشین آماده باشد. باید به نیازهای جدید کسب و کار توجه شود، به خصوص در مواردی که ادغام سیستم لازم است. به عنوان مثال، قبل از اینکه از یادگیری ماشین در یک سرمایه گذاری جدید استفاده کنیم، داده‌هایی که برای آن استفاده می‌شوند باید خوب باشند.
دنت مک‌گیلوری، رئیس و مدیر شرکت مشاوره Granite Falls، می گوید: “مشکل این است که بیشتر شرکت‌ها داده‌های کافی برای استفاده از یادگیری ماشین را ندارند. ” این فقط یکی از مواردی است که باید در مسیر رسیدن به موفقیت در کسب و کار به آن دقت کرد.

بررسی دوباره مدیریت داده قبل از شروع  پروژه‌ای تازه باعث می‌شود مواجهه سازمان با پیش‌نیازهای نادیده گرفته شده و به اشتباه  کاهش یابد و سازمان به سمت یک رویکرد مدیریت داده واحد حرکت کند.

تنها مطالعه و اصلاح طرح‌های قدیمی حاکمیت داده نمی‌تواند به بهبود و استحکام بیشتر حاکمیت داده منجر شود. به گفته دونا بربانک از Global Data Strategy، Ltd «وقتی استراتژی کسب و کار با استراتژی داده هماهنگ باشد، مدیریت داده به خوبی صورت می‌گیرد». یک استراتژی بررسی می‌کند که چگونه یک طرح حاکمیت داده فعلی، به کسب و کار کمک می‌کند. استراتژی داده تعیین می‌کند که چطور و چه خبرهایی در مورد داده‌ها به دست بیاوریم و چه کارهایی انجام دهیم تا قوانین مربوط به داده را رعایت کنیم، مانند استفاده از یک نمودار برنامه.

امروزه شرکت‌ها در ترکیب استراتژی و مدیریت داده پیشگام هستند. CEMEX، یک رهبر جهانی در صنعت مصالح ساختمانی، استراتژی داده خود را با مدیریت داده ترکیب کرده است تا بیشتر از گذشته مبتنی‌بر داده‌ها باشد و از آخرین فناوری ها استفاده کند. جراردو رینا، رئیس معماری داده در CEMEX، استراتژی داده یک پلتفرم کاملاً یکپارچه را درک کرد و فهمید که کیفیت داده‌ها کجای یکپارچگی را مختل می‌کند و چگونه معماری داده باید تکامل یابد. همانطور که بربانک می‌گوید، پس از درک بهتر استراتژی داده خود، این شرکت “یک هدف مدیریت داده مشترک، با تیم‌های دیجیتالی کوچک و چابک برای اولویت‌بندی پروژه‌ها و تعامل با مشتریان داخلی متنوع تعریف کرد.” با ترکیب استراتژی و مدیریت داده، مدیریت داده‌ها در سراسر شرکت یکپارچه شده است.

برندسازی برای مدیریت خوب داده در سازمان

قبلا گفتیم که بسیاری از افراد درون سازمان بر اساس تجربیات منفی و تمایل به کشف یا تکمیل پروژه بدون مشکل، نگرش منفی نسبت به مدیریت داده دارند. این امر اجرای پروژه‌های داده با جدیدترین فناوری‌ها را به یک چالش تبدیل می‌کند. غلبه بر شهرت حاکمیت داده می‌تواند کمی دشوار باشد، اما حمایت سازمان شما ضروری است. هنگامی که سازمان شما از مدیریت داده‌ها پشتیبانی می‌کند، مسائل مربوط به کیفیت داده‌ها راحت‌تر می شود. چندین سازمان موفق به تقویت مثبت مزایای مدیریت داده شده‌اند.

به گفته جیسون سایمون و دان هوبارد، کسانی که جایزه CIO 2019 را برای نوآوری در فناوری به دست آوردند، نمودارها و تصاویر می‌تواند به ذینفعان مهم کمک کند تا راجع به حاکمیت داده‌ها درک بهتری داشته باشند. آنها اذعان داشتند: “حتماً نگاه و احساسی ثابت به تمام جنبه‌های برنامه خود داشته باشید، از جمله ارتباطات در همه اشکال و اعلامیه‌ها و اسناد آموزشی. ”

تصویر مثبت مدیریت داده از طریق برندسازی ایجاد شد. او یک پیام ساده برای انتقال اطلاعات در مورد مدیریت داده در مک های شخصی ایجاد کرد: توانمندسازی، ساده سازی، استفاده مجدد و کنترل داده ها. نخست، جنی شولتز و تیمش فعالیت مدیریت داده را برای مدیران و شرکای تجاری، با تمرکز بر نیازهای تجاری و ایجاد موفقیت، تأیید کردند. فردی مک تا حد زیادی از این مدل استقبال کرد؛ بیشتر به این دلیل که او یک برنامه مدیریت داده را ایجاد کرد که برای کارمندان کارآمد بود و همچنین مالکیت کسب و کار را افزایش داد، که در نتیجه یک مدل مدیریت داده سازگار بود.

پذیرش مدیریت اجرایی نسبت به چارچوب حاکمیت داده

نه تنها مدیریت داده خوب رهبران را تشویق و جذب می‌کند و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد، بلکه مدیریت داده‌ها را در سرتاسر جهان به‌ویژه در آغاز یک پروژه کلان داده ایجاد می‌کند. کارمن مک کنزی، مدیر خدمات داده در هیئت مدارس اجتماعی و فنی ایالت واشنگتن (SBCTC)، با راه‌اندازی ۳۴ موسسه اجتماعی به این واقعیت پی برد. قانونگذاران مدیریت رسمی داده‌ها را اجباری کرده‌اند که “تعریف داده‌ها را استاندارد می‌کند و کیفیت داده‌ها را بهبود می‌بخشد.” در همان زمان، دانشگاه‌ها باید قبل از اینکه بتوانند سیستم ERP جدید را پیاده سازی کنند، سیاست های مدیریت داده را ایجاد می کردند.

مک‌کنزی و تیمش با ترکیب ساختن یک سیستم مدیریت داده‌ و برنامه‌ریزی یک سیستم جدید، تصمیم گرفتند رویکردی غیرتهاجمی برای مدیریت داده‌ها اتخاذ کنند. طرح Sinera به جای اخراج کارمندان یا مجبور کردن آنها به استفاده از برنامه جدید، مدیریت داده ها را با استفاده از بهترین شیوه‌ها و چارچوب‌های تجاری اجرا می‌کند. مک کنزی برنامه ریزی مدیریت داده را در هیئت مدیره دانشگاه های موجود ادغام کرد. این رویکرد به سرعت در میان روسای دانشگاه مورد حمایت قرار گرفت.SBTC یک الگوریتم مخزن ابرداده برای پشتیبانی از مدیریت داده های مرتبط با ERP ایجاد کرده است و هیچ فناوری خریداری نمی‌کند. این به مدیران داده اجازه می‌دهد تا زمان بیشتری را برای توسعه معیارهای کیفیت داده صرف کنند.

جمع بندی

قبل از شروع یک پروژه یا استفاده از فناوری جدید، باید ابتدا در مورد مدیریت منسجم داده صحبت کنیم. با سرمایه‌گذاری جدید، می‌توان به طور گسترده از داده‌ها و اطلاعات ناقص و کیفیت پایین، با استفاده از سیستم مناسب مدیریت داده‌ها بهره‌برداری کرد.
وقتی یک شرکت تصمیم می‌گیرد از یک فناوری جدید در پروژه‌ای استفاده کند، باید استراتژی داده را به شکلی انجام دهد که اطمینان از حاکمیت داده‌ها داشته باشد. باید یک مدیریت داده‌های خوب را پیاده کند که توانایی جلب حمایت مردم و پذیرش به‌نفع مدیران ارشد را داشته باشد. تغییر نیازمندی‌های کسب‌وکار به معنی افزودن بیشترین نیازمندی‌ها به تمامی فعالیت‌ها است، و برای اینکه این تغییر انجام شود نیازمند اقدامات و فعالیت‌های مشابه است.